Nebenkostenabrechnung: Diese Stellen solltest du prüfen, bevor du zahlst
Die Nebenkostenabrechnung landet einmal im Jahr im Briefkasten, und viele Mieter überweisen die Nachforderung, ohne eine Zeile zu prüfen. Dabei lohnt sich der Blick. Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass etwa jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist. Aus der Fehlerquote folgt nicht, dass du Geld zurückbekommst. Ein erster Überblick ist aber schnell möglich, und die wichtigsten Stellen kannst du ohne Anwalt kontrollieren. Hier sind sie, in der Reihenfolge, in der du sie durchgehen solltest.
Erster Blick: Ist die Abrechnung überhaupt rechtzeitig da?
Das Gesetz ist hier eindeutig. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss der Vermieter die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Für das Kalenderjahr 2025 muss sie also bis zum 31. Dezember 2026 bei dir angekommen sein. Es zählt der Zugang, nicht das Absendedatum. Kommt sie später, darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben dagegen steht dir auch bei verspäteter Abrechnung zu.
Umgekehrt hast du zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach ist das grundsätzlich ausgeschlossen. Aber Vorsicht: Diese Frist schiebt eine fällige Nachzahlung nicht auf, und ein Widerspruch allein verhindert keinen Zahlungsverzug. Wenn du Zweifel hast, leg schriftlich Widerspruch ein, die Verbraucherzentrale rät zum Einwurfeinschreiben, zahl unter Vorbehalt und lass die Abrechnung weiter prüfen.
Zweiter Blick: Steht da etwas, das gar nicht auf dich umgelegt werden darf?
Die Betriebskostenverordnung nennt in §2 17 Positionen: Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müll und Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherungen, Hauswart und als offene Nummer 17 die „sonstigen Betriebskosten“. Umlegen darf der Vermieter nur laufende Kosten aus dieser Liste, und nur, wenn der Mietvertrag die Übernahme vorsieht. Verwaltungskosten, Bankgebühren, Porto, Reparaturen und Instandhaltung gehören nicht dazu. Beim Hauswart musst du genauer hinsehen. Repariert er auch, gehört dieser Anteil nicht in deine Abrechnung. Bei „sonstigen Betriebskosten“ frag nach, was genau dahintersteckt und ob es im Mietvertrag steht.
Ein Posten ist seit 2024 besonders zu prüfen: Kabelfernsehen. Die laufenden Gebühren für den Kabelanschluss dürfen seit Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden. Für die Kosten bestimmter Hausanlagen, etwa einer Glasfaser-Verteilanlage, gelten eigene Regeln. Taucht in der Abrechnung für 2025 noch eine pauschale „Kabelgebühr“ auf, lass sie dir aufschlüsseln.
Dritter Blick: Verteilerschlüssel, Fläche, Vorauszahlungen, Belege
Prüfe, ob die Wohnfläche stimmt, die dir angerechnet wird, und ob der Verteilerschlüssel dem Mietvertrag entspricht. Ein anderer Schlüssel als die Wohnfläche ist nicht automatisch falsch, aber er muss vereinbart oder gesetzlich vorgesehen sein. Heiz- und Warmwasserkosten werden grundsätzlich teils nach Verbrauch, teils nach Fläche verteilt. Und prüfe, ob alle Vorauszahlungen, die du für den Abrechnungszeitraum geleistet hast, vollständig abgezogen sind. Ein fehlender Monat fällt beim Nachrechnen sofort auf.
Heizt das Haus mit Gas oder Öl, kommt seit dem 1. Januar 2023 ein Punkt dazu. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz teilt die CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter auf. Das Zehn-Stufen-Modell sieht je nach CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter einen Vermieteranteil von null bis 95 Prozent vor, je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto mehr trägt der Vermieter. Die Heizkostenabrechnung muss deinen Anteil an den CO₂-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlen diese Angaben, darfst du deinen Anteil an den Heizkosten um drei Prozent kürzen.
Wenn etwas unklar bleibt: Du hast das Recht, alle Belege einzusehen, Rechnungen, Verträge, Gebührenbescheide. Der Vermieter darf das nicht mit Datenschutz abwehren. Die Einsicht findet in der Regel bei ihm oder bei der Hausverwaltung statt, er kann dir die Belege auch elektronisch bereitstellen. Für Papierkopien können Kosten entstehen, der Mieterverein zu Hamburg nannte 2023 rund 26 Cent je Seite. Solange dir die Einsicht verweigert wird, darfst du die Nachzahlung zurückhalten.
Zur Einordnung: Nicht jede Auffälligkeit ist ein Fehler, und nicht jeder Fehler bringt Geld. Manchmal steht am Ende eine korrigierte Abrechnung mit 15 Euro weniger. Es kann aber auch ein Posten mit mehreren hundert Euro herausfallen, wenn etwa eine Reparatur unter den Betriebskosten gelandet ist. Wer nicht selbst prüfen will, findet Hilfe beim örtlichen Mieterverein oder bei der Verbraucherzentrale. Erkundige dich vorher nach Mitgliedsbeitrag oder Beratungsgebühr. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, wie hoch die strittige Summe ist und wie sicher du dir bei der eigenen Prüfung bist.
